Logiciel de gestion de temps, facturation et budget
Tempolia est un logiciel de gestion des temps développé pour permettre aux entreprises et aux associations de gérer leurs temps et leur facturation de manière souple et rapide.
Nous avons élaboré un logiciel répondant à vos besoins pour vous permettre :
- de saisir rapidement des temps passés par les collaborateurs et des notes de frais ;
- d'effectuer des prévisions de temps, de frais ou de factures ;
- d’automatiser la facturation et de gérer les règlements et relances clients ;
- d'analyser les résultats, de planifier des événements, de personnaliser les bases de données.
- de justifier vos crédits d'impôts tels que le crédit d'impôt recherche CIR, le crédit innovation CII, et vos subventions.
Saisie des temps passés et des frais
Toute activité nécessite un suivi constant des tâches effectuées et la connaissance du temps passé sur celles-ci.
Nous vous proposons d'abandonner vos feuilles de temps sur Excel, peu commodes et peu esthétiques, et de vous tourner vers Tempolia pour une saisie rapide et sûre des feuilles de temps. Nous avons collaboré avec nos clients afin de vous permettre de saisir vos temps selon vos préférences.
Aujourd'hui, vos temps peuvent être :
- saisis directement par chaque collaborateur via le réseau local ou en accès déporté (TSE, CITRIX) ;
- importés à partir de feuilles Excel ;
- saisis à travers Tempolia sur internet via smartphone, tablette, PC ou Mac, et qui met directement à jour la base locale en temps réel.
Notre interface de saisie est entièrement paramétrable : choisissez la façon la plus rapide pour vous de gérer vos données. La gestion des temps avec Tempolia permet de définir des droits d'accès pour chaque utilisateur ainsi que des contrôles de saisie. Par exemple, un collaborateur qui n'aurait pas saisi la totalité de ses temps travaillés reçoit un email automatique l'invitant à les enregistrer.
Par ailleurs, quelle que soit la taille de votre entreprise, surveiller vos notes de frais nécessite une gestion rigoureuse. Tempolia permet à chaque collaborateur de saisir ses notes de frais, et de les rattacher à une affaire. Ainsi vous pouvez suivre en temps réel le remboursement de vos collaborateurs, la refacturation à vos clients et la gestion de votre budget.
Budgétez et devisez
Tempolia met à votre disposition une saisie des budgets de temps, de frais et de factures afin de vous permettre d'anticiper le coût de vos affaires et de maîtriser le budget de chacune d'entre elles.
En créant vos budgets, vous pourrez :
- visualiser le plan de charge des collaborateurs ;
- suivre l'avancement de chaque affaire ;
- visualiser le chiffre d’affaires prévisionnel ;
- préparer l'émission automatique des factures ;
- comparer les réalisations aux prévisions.
Pour plus de facilité, les budgets peuvent être reconduits de manière rapide d'une année sur l'autre.
Facturez et encaissez
Une facturation rapide, automatisée et fiable est l'exigence de chaque société. Le logiciel Tempolia vous permet de maîtriser tous les aspects de la gestion automatisée de vos factures. Vous pouvez paramétrer la création automatique ou manuelle de vos factures selon plusieurs types de facturation :
- au forfait, par abonnement avec des automatismes de création et de reconduction ;
- en régie, ou sur la base des temps passés éventuellement valorisés à des taux propres à chaque affaire ;
- sur la base des quantités produites : nombre de bulletins, d’unités de facturation ;
- sur la base des frais, débours refacturables ;
- par des formules de calcul.
Tempolia vous propose des modèles de facture professionnels, esthétiques, et totalement personnalisables : par exemple, vous pouvez incorporer un logo, ajouter ou modifier la disposition des zones ou ajouter un courrier d'accompagnement.
Les écritures relatives aux factures de ventes peuvent être exportées directement vers une cinquantaine de logiciels de comptabilité du marché.
Un suivi rigoureux de vos comptes clients et de vos règlements vous permet de maîtriser votre trésorerie. Avec Tempolia, vous gérez les comptes de vos clients de façon rapide et ludique. Tempolia vous offre différentes possibilités de gérer vos règlements :
- émettre vos prélèvements à partir de Tempolia en même temps que la facture. Vous pouvez ensuite générer le fichier au format SEPA à transmettre à la banque ;
- saisir vos virements et chèques reçus. Tempolia permet l’édition du bordereau de remise de chèque pour faciliter leur envoi à la banque.
Un système de lettrage vous permettra d'associer aisément chaque règlement à la facture correspondante. Les relances clients reprennent le détail du solde client et peuvent avoir un texte variable selon l’ancienneté du solde. Elles vous permettront de gérer vos impayés et vos relances.
Reporting, contrôle de gestion et CRM
Comme nous savons qu'une analyse précise des résultats est indispensable, nous avons développé près de cinquante éditions préparamétrées de rapports.
Grâce à Tempolia, vous pourrez analyser vos résultats sous tous les angles :
- par client et par affaire : édition de synthèses ou de détails, limitées aux réalisations ou comparées aux prévisions, par exemple ;
- par collaborateur ou par groupe : analyse des temps passés, contrôle d'activité, prestations internes, par exemple ;
- par nature de tâche : temps moyens par tâche...
Toutes les éditions sont personnalisables, exportables vers Excel ou au format PDF.
Pour plus de souplesse, le contenu des bases clients, contacts, collaborateurs peut être paramétré pour contenir toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin.
Tempolia permet d'effectuer des requêtes et de croiser les critères pour obtenir des éditions ou faciliter l'envoi d'email ou de courrier.
Enfin, Tempolia vous offre la possibilité de planifier et de mémoriser des évènements. Ces évènements sont des tâches à accomplir ou accomplies à une date donnée par tel ou tel collaborateur. Ces évènements vous permettent de retracer l'historique des courriers et appels téléphoniques, ainsi que d'envoyer des rappels aux collaborateurs concernés.Des documents Word, Excel ou PDF peuvent être joints aux dossiers clients, aux affaires ou aux évènements.
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